APPEL D’OFFRES

GREAT IDEAS COME IN SMALL PACKAGES

C’est pourquoi depuis 13 ans, BSF agit auprès de 6 millions de personnes en France et dans 50 pays à travers le monde pour apporter un accès à l’information, à l’éducation et à la culture. BSF intervient sur différents terrains où le temps scolaire est réduit, les cellules familiales brisées et où le manque d’information et d’espaces ouverts à tous renforce le ressentiment entre communautés. BSF milite pour une meilleure prise en compte des dimensions intellectuelles (information, éducation, culture) dans l’aide apportée aux populations vulnérables.

L’expertise de BSF dans la création de contenus est reconnue depuis de nombreuses années. C’est pourquoi en 2019, BSF a créé Le Lab. A la fois pôle produit et pôle de recherche et développement, le Lab est l’incarnation de l’esprit d’innovation de BSF. Le Lab est le noyau d’expertise et d’innovation de BSF.

2. Les projets ciblés par l’étude

Cette étude de base couvre deux projets complémentaires portés par BSF : le projet Twige Neza, et le projet Initiatives Ideas Box Multipays. Les deux projets sont interreliés comme le présente le tableau ci-dessous :

Au Burundi, les Centres Jeunes (CJ) ont été créés pour permettre à la jeunesse et aux enfants d’accéder à l’information, à la culture et au sport et ainsi devenir des citoyens responsables et autonomes dans leurs choix. Les Centres des Jeunes constituent des centres de prise en charge multi sectorielle et spécialisée où sont engagés des acteurs de la protection et de l’éducation qui contribuent à l’épanouissement physique, intellectuel et créatif des enfants.

Les réseaux scolaires sont une nouvelle structure en train d’être mise en place à l’échelle du pays. Il s’agit de la mutualisation des ressources des écoles au sein d’un réseau composé de 5 écoles dont une centrale (les autres se trouvant à moins de 5 km de cette dernière), coordonnés par des animateurs pédagogiques en charge de renforcer les autres professeurs.

En collaboration avec PLAY, ces actions permettront de favoriser le retour à l’école des enfants déscolarisés et la rétention à l’école de ceux en situation d’abandon. En parallèle, l’action de PLAY cible particulièrement l’éducation non-formelle des enfants par le développement d’activités socio-sportives.

Ce projet est financé à 100% par le Partenariat Mondial pour l’Education (PME) via l’Agence Française de Développement (AFD).

Ce projet est cofinancé à 50% par l’AFD.

Ce projet vient cofinancer le projet Twige Neza au Burundi. Ils ont donc des zones d’intervention communes, au niveau des 3 nouvelles Ideas Box et 3 anciennes à redynamiser, mais le projet Initiative Ideas Box redynamise également 3 Ideas Box des camps de Bwagiriza, Kavumu et Musasa, existantes depuis 2014.

Ces espaces sont gérés depuis 2014 par IRC, qui a permis à BSF de commencer le travail de redynamisation des animateurs et du matériel numérique en 2020. Le projet Initiative Ideas Box permettra de redynamiser davantage en termes d’animation ces espaces, en collaboration avec les nouveaux partenaires impliqués dans la gestion de l’espace.

Cette baseline permettra de dresser un état des lieux pour connaitre les données de référence nécessaires afin de pouvoir mesurer l’ampleur et la qualité des changements pendant la mise en oeuvre des activités du Projet « TWIGE NEZA », et du projet multipays « INITIATIVE IDEAS BOX » au Burundi, tout en fournissant quelques données clés sur la déscolarisation des enfants.

En soumettant une offre, le soumissionnaire accepte sans aucune restriction la totalité des conditions spécifiques et générales de cet appel d’offres comme étant la seule base de cette procédure de passation de marché. La soumission d’une offre ne contenant pas toutes les informations et documents demandés avant la date limite indiquée pourra entraîner le refus de l’offre en question.

2. Planning de l’appel d’offres

BSF se réserve le droit de présélectionner certaines offres afin d’entamer un dialogue compétitif avec les sociétés présélectionnées.

Les soumissionnaires peuvent adresser leurs questions par e-mail, jusqu’à sept (7) jours ouvrés avant la date limite de soumission des offres, en y indiquant la référence de l’Appel d’Offres.

Tout soumissionnaire qui cherchera à organiser une réunion privée avec BSF pendant la durée de l’appel d’offres risquera d’être exclu de la procédure d’appel d’offres.

5. Éligibilité

La participation à l’appel d’offres est ouverte de manière égale à toute personne physique ou morale et à toutes les sociétés, sous réserve de signature de la déclaration d’intégrité en annexe 1 de l’appel d’offres.

Cependant, afin de respecter les règles de bailleurs qui financent les programmes de BSF, les participants à l’appel d’offre devront clairement stipuler dans leur offre la nationalité de leur entreprise.

6. Procédure d’appel d’offres

Les offres devront être soumises par email à l’adresse suivante : educ.gl@bibliosansfrontieres.org. Il est possible de les envoyer par WeTransfer.

L’offre devra être reçue au plus tard le 2 juin 2021 à 16h30 heures. La date et l’heure de réception du mail fait foi.

Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leur offre par une notification écrite avant la date limite de soumission des offres. Les propositions arrivant après la date limite ne seront pas acceptées et seront soit renvoyées à l’expéditeur, soit jetées.

BSF se réserve le droit de négocier, d’accepter ou de rejeter toute proposition à son entière discrétion et de poursuivre le dialogue compétitif pour toute réponse qu’il considère comme avantageuse. BSF n’est pas tenu d’accepter les prix les plus bas ni aucune proposition.

BSF se réserve le droit d’établir une liste de prestataires présélectionnés, basée sur les critères de l’appel. Des discussions plus poussées ainsi qu’un dialogue compétitif pourront ensuite être menés avec les prestataires présélectionnés.

7. Instructions pour soumettre une offre

Le soumissionnaire doit fournir dans sa proposition des informations suffisantes pour démontrer son respect des conditions requises établies dans chaque partie de cet Appel d’Offres. La proposition inclura, au minimum :

Les offres ainsi que toute la correspondance et tous les documents relatifs à l’offre échangés entre le soumissionnaire et BSF doivent être rédigés en français. Les documents justificatifs et autres documents fournis par le soumissionnaire peuvent être rédigés dans une autre langue, pourvu qu’ils soient accompagnés d’une traduction exacte en français.

Tout soumissionnaire qui ne fournira pas tous les documents mentionnés ci-dessus et dans les formats demandés peut voir sa proposition exclue.

Les prestataires s’engagent à soumettre une offre qui restera valide pour une période de trente (30) jours minimum à compter de la date limite de soumission. Cependant, les prix et conditions définis dans le contrat signé avec le prestataire sélectionné devront être valides pendant un an après la signature du contrat.

8. Evaluation des offres et critères de sélection

L’ouverture et l’évaluation des offres ont pour but de vérifier si celles-ci sont complètes et valides.

Aucune excuse ne sera acceptée pour les soumissions d’offres tardives. Les offres qui arriveront trop tard seront rejetées sans être évaluées.

L’évaluation ultérieure des offres sera effectuée à Bujumbura par un comité d’évaluation composé de représentants de Bibliothèques Sans Frontières du bureau des Grands Lacs et du Siège (à distance). La session d’évaluation sera publique.

L’ouverture des propositions sera réalisée en deux temps : dans un premier temps, ne seront ouvertes que les propositions techniques, et dans un second temps, les propositions financières des candidats franchissant le seuil de qualification technique.

Le contrat sera attribué à l’offre qui sera à la fois conforme techniquement et administrativement et la plus avantageuse sur le plan économique, si l’on tient compte de la qualité des services offerts et du prix de l’offre.

Les offres seront évaluées selon les critères énumérés ci-dessous :

• Capacité à remplir les conditions requises par l’appel d’offres
• Respect des termes et conditions de BSF
• Offre technique : compréhension des termes de référence, méthodologie, expériences du ou des consultants
• Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

L’évaluation technique suivra la grille suivante :

Toute information concernant le projet et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le soumissionnaire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel d’offres.

De la même façon, tout document fourni par le soumissionnaire sera considéré comme confidentiel. Néanmoins aucune offre, y compris celles non retenues par BSF, ne sera renvoyée aux soumissionnaires.

Dans un souci de transparence et d’égalité de traitement, le comité d’évaluation peut demander aux prestataires, par écrit, d’apporter sous 48 heures des clarifications concernant leur offre, sans qu’ils puissent pour autant la modifier. Aucune de ces demandes de clarifications ne doit viser à corriger d’éventuelles erreurs initiales ou des manquements affectant la performance du contrat ou faussant la compétition.

Tout prestataire qui tenterait d’influencer le comité d’évaluation dans le processus d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des offres, d’obtenir des informations sur l’avancement du processus ou d’influencer BSF dans sa décision concernant l’attribution du contrat verrait son offre immédiatement rejetée.

9.  Notification d’attribution et signature du contrat

Le soumissionnaire sélectionné sera informé par e-mail que son offre a été acceptée (notification d’attribution).

Les soumissionnaires n’ayant pas été retenus en seront informés par e-mail sous un mois à compter de la date d’attribution.

10. Annulation de la procédure d’appel d’offres

En cas d’annulation d’une procédure d’appel d’offres, les soumissionnaires en seront informés par BSF.

Une annulation peut se produire quand :

• La procédure d’appel d’offres a été infructueuse, à savoir quand BSF n’a reçu aucune offre valide ou financièrement viable, voire aucune réponse du tout ;
• Les paramètres économiques ou techniques du projet ont été fondamentalement modifiés ;
• Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendent impossible l’exécution normale du projet ;
• Toutes les offres techniquement conformes dépassent le budget disponible ;

BSF ne pourra en aucun cas être passible de dommages et intérêts, de quelque nature qu’ils soient (en particulier les dommages et intérêts pour perte de profits en cas d’annulation d’un appel d’offres), même si BSF a été prévenu de la possibilité de dommages et intérêts.

La publication d’un avis d’achat n’engage pas BSF à mettre en application le programme ou le projet annoncé.

C. DESCRIPTION TECHNIQUE DES SERVICES

La baseline sera conduite une fois les Ideas Box déployées et une fois les zones de déploiement des Ideas Cube identifiées, c’est-à-dire entre juin et août 2021.

Cette étude sera effectuée dans les zones cibles des projets définis en partie 2 situées au Burundi dans les provinces de Bujumbura Mairie, Bujumbura Rural, Ruyigi, Rumonge, Makamba, Cankuzo et Ngozi.

1.  Objectifs de l’étude baseline

1. Etablir une méthodologie de collecte des données pour les indicateurs clés des projets afin de faciliter le suivi des résultats et de l’impact tout au long du projet
2. Fournir les données de référence sur un ensemble d’indicateurs décrits dans les cadres logiques des projets afin d’avoir un élément de comparaison permettant d’évaluer les changements et l’impact
3. Réaliser une mini enquête CAP (Connaissances, Aptitudes, Pratiques) permettant de suivre la progression des enfants ciblés par le projet
4. Fournir des éléments contextuels permettant d’orienter l’action, sur (1) la déscolarisation dans les zones d’intervention (2) l’implication des acteurs (parents, corps enseignant, administrations, partenaires locaux, etc.) dans la promotion de l’éducation de qualité (3) l’accès à l’information et à la formation (4) la participation des filles et des personnes en situation de handicap dans les activités communautaires

2.  Méthodologie de l’étude

Le/la consultant.e proposera une note méthodologique pour la réalisation de cette étude. Celle-ci devra notamment préciser la ou les méthodes qui seront mises en œuvre pour évaluer les différents objectifs et résultats du projet. Elle explicitera également la méthodologie proposée pour collecter les données sur chaque terrain (modalités de collecte, techniques d’évaluation qualitative privilégiée, fréquence et durée des missions en particulier).

Le/la consultant.e sera chargé.e de proposer les questions évaluatives dans cette note de cadrage.

La méthodologie proposée sera conforme et s’inspirera de la fiche outil 5 « Les principes d’évaluation et de capitalisation des projets », de la fiche outil 2 « La thématique genre dans les projets » et de la fiche outil 4 « La thématique jeunesse dans les projets », toutes extraites du Guide méthodologique de l’AFD pour les dispositifs d’appui aux OSC (annexe 4).

L’évaluateur effectuera toutes les diligences qui lui sembleront nécessaires pour formaliser son opinion. Il/Elle devra solliciter auprès de BSF tout détail, information ou document nécessaire pour l’exercice de sa mission.

3.  Utilisation des résultats de l’étude

La méthodologie de collecte permettra d’assurer un suivi cohérent des indicateurs et des mesures CAP à mi-parcours et en fin de projet, pour pouvoir réorienter l’action si besoin et démontrer l’impact du projet. Elle sera donc utilisée par l’équipe du projet et par les évaluateurs réalisant les prochaines évaluations.

Les données de base seront utilisées pour fixer des cibles réalistes année par année. Elles permettront de comparer les données collectées au cours du projet avec la situation de départ pour mesurer l’avancement. Elles seront utilisées par l’équipe du projet et par les évaluateurs réalisant les prochaines évaluations.

Les éléments contextuels permettront à l’équipe d’adapter son action en fonction des réalités.

• Concernant la déscolarisation, ces données manquantes à l’échelle du pays mais nécessaires pour suivre les résultats du projet. Il s’agira de quantifier et d’identifier les facteurs de déscolarisation dans chacune des provinces.
• Concernant l’implication des acteurs dans la promotion de l’éducation, il s’agira d’identifier au cours des échanges les acteurs moteurs dans le domaine au niveau des communes d’intervention, sur lesquels BSF pourra s’appuyer dans la mise en œuvre du projet.
• Concernant l’accès à l’information et à la formation, cela permettra à BSF de comprendre les autres sources existantes au niveau des zones d’intervention afin de proposer une approche complémentaire.
• Concernant la participation des filles et des personnes en situation de handicap dans les activités communautaires, il est attendu de connaître les contraintes et les freins à leur participation aux activités, les horaires et jours de disponibilités de ces publics cibles, afin de proposer une programmation favorisant leur participation.

4.  Précisions sur la collecte des données

L’étude de base utilisera un plan d’échantillonnage qui sera proposé par le (la) consultant(e) et approuvé par BSF.

Les deux méthodes quantitative et qualitative seront utilisées pour la collecte des données.

Parties prenantes à cibler pour la collecte des données primaires 

Le/la consultant.e présentera un échantillon représentatif du nombre total des bénéficiaires directs et indirects, comprenant :

• Enfants en âge scolaire (préscolaire et fondamental) non scolarisés (filles et garçons), incluant des rapatriés et réfugiés, les enfants en situation de handicap
• Enfants en âge scolaire (préscolaire et fondamental) scolarisés (filles et garçons), incluant des rapatriés et réfugiés
• Jeunes en âge scolaire (post-fondamental) scolarisés (filles et garçons), incluant des rapatriés et réfugiés, les enfants en situation de handicap
• Jeunes en âge scolaire (post-fondamental) non scolarisés (filles et garçons), incluant des rapatriés et réfugiés, les enfants en situation de handicap
• Parents d’élèves (hommes et femmes)
• Parents d’enfants non scolarisés (hommes et femmes)
• Animateurs/animatrices et gestionnaires des centres jeunes
• Organisations partenaires du secteur de l’éducation
• Personnel enseignant et direction des écoles (hommes et femmes)
• Autorités communales
• Cadres de l’éducation (direction provinciale de l’enseignement et direction communale de l’enseignement)

Le/la consultant.e sera responsable d’obtenir les accords des parties prenantes permettant à la collecte des données.

Désagrégation des données

Le/la consultante sera attentif à la parité de genre dans les échantillons, et analysera les différences constatées dans les réponses en fonction des sexes des personnes, afin d’en tirer des conclusions pertinentes pour l’action.

Dans la mesure du possible, les données devront être désagrégées par sexe, âge, situation de handicap (tant que possible), scolarisation (scolarisé, non scolarisé, nombre d’années d’abandon scolaire) et statut (rapatrié, réfugié, hôte).

5.  Tâches et prestations attendues

6.  Déroulement et étendue de l’étude       

La date de début de prestation est fixée au 9 juin 2021 mais pourra être revue en fonction des impératifs liés au projet.

En début de mission, une réunion de cadrage sera organisée par BSF avec l’évaluateur, afin de valider ensemble le périmètre et les méthodologies mises en œuvre pour l’étude. Les partenaires du projet seront impliqués, dans la mesure du possible, dans cette réunion.

Cette réunion permettra à l’évaluateur de réaliser une note de cadrage comprenant ses recommandations pour la réalisation de l’étude. Cette note précisera les objectifs et résultats qui feront l’objet de l’étude, incluant la définition des indicateurs si nécessaires, et proposer un calendrier plus précis de réalisation de l’étude.

L’étude baseline se déroulera ensuite lors de plusieurs missions sur chaque site de déploiement des Ideas Box et Ideas Cube au Burundi, afin de collecter les données nécessaires à l’analyse.

Des points d’étapes seront réalisés avec BSF afin d’orienter les visites selon les enjeux rencontrés. 

Le rapport final devra être remis à BSF au plus tard le 15 septembre 2021. Les missions seront réalisées dans l’intervalle entre la signature du contrat et le 15 septembre 2021, selon le calendrier proposé par le(s) évaluateur(s) et validé par BSF.

7. Livrables attendus

Les livrables attendus en fin de mission sont les suivants :

• Note de cadrage de l’étude baseline spécifique comprenant questions évaluatives, un plan de travail et une description détaillée de la méthodologie de l’étude, des outils à développer, des parties prenantes impliquées et des échéances
• Outils de collecte des données validés par BSF et utilisés pour la baseline, dans un format utilisable et libre de droits
• Les bases de données quantitatives (produits bruts et travaillés) et des transcriptions des données qualitatives dans un format facile à lire avec une dénomination et étiquetage permettant leur utilisation par le projet et les principales parties prenantes tout en garantissant l’anonymat
• Les annexes liées aux enquêtes, à savoir les photos, la liste des enquêtés et la liste des partenaires contactés avec leurs coordonnées
• Une présentation Powerpoint du rapport et des recommandations émises
• Rapport provisoire de l’étude (document électronique en format Word impérativement)
• Rapport final de l’étude (version physique et électronique, en format PDF impérativement)

L’ensemble des livrables devront être rédigés en français.

Annexes 

Annexe 1 : Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social

Annexe 2 : Présentation de l’Ideas Box

Annexe 3 : Présentation de l’Ideas Cube

Annexe 4 : Fiches outils du guide méthodologique de l’AFD